In tutti i tipi di comunicazione, che sia in forma scritta (e-mail, sms,lettera...) o che sia vocale (telefonata, discorso in pubblico...) è necessaria "l'intenzione".
L’atto comunicativo coinvolge processi complessi e tra loro diversificati. Prerequisito perché esso abbia luogo è che l’individuo pianifichi intenzionalmente i significati che vuole comunicare in modo consapevole e che metta in atto strategie comportamentali adeguate alle proprie finalità. In particolare, facciamo riferimento al processo di intenzionalizzazione come meccanismo dinamico che coinvolge parlante e destinatario, in cui sono attivi sia i processi di esibizione della propria intenzione comunicativa di produrre un effetto nel destinatario (intenzionalizzazione del parlante), sia i processi di interpretazione dell’intenzione comunicativa del parlante da parte del destinatario (reintenzionalizzazione). Tale processo supporta a sua volta una serie di funzioni che operano affinché l’atto comunicativo abbia luogo efficacemente: la definizione degli obiettivi comunicativi, le strategie comportamentali per l’attuazione del piano comunicativo, il monitoraggio e l’automonitoraggio del processo in sé e degli effetti prodotti dalle proprie azioni. L’intero sistema si avvale di un insieme di competenze di coordinamento che sono necessarie alla regolazione dell’intenzione. In particolare, l’articolazione dei processi intenzionali richiede l’intervento di meccanismi attentivi finalizzati alla selezione dell’informazione e alla formulazione di rappresentazioni appropriate (piano rappresentazionale comunicativo), da un lato, e all’organizzazione del sistema effettore (pianificazione delle azioni comunicative) dall’altro. Tali operazioni implicano il coinvolgimento di meccanismi di coordinamento centrale, in quanto processi controllati di metalivello che richiedono l’intervento volontario da parte del comunicante.
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